はじめに
会社で日々、業務をやっていくうえで報連相で困っていませんか？私も社会人3年目くらいまでメールの内容が意図したとおりに伝わらない、事前に相談したのにその後の会議でダメだしされるなどに悩んでいました。
そんな私が試行錯誤して効果があったと思う５つのアクションについて今回は紹介します。
５つのアクション
・その1：ドキュメントやメールのフォーマットはとことんこだわる
・その2：はじめに相手にやってほしいこと、理解してほしいことを伝える
・その3：高速レスポンス
・その4：聞いたこと/相談したことをメールに書いて相談者や周りに共有する
・その5：文章を書いた後に見返して1/3くらいになるまで削る
その1：ドキュメントやメールのフォーマットはとことんこだわる
むちゃくちゃ大事です。これができるとかなり報連相が改善されます。というのも伝わらない原因の一つにドキュメントやメールが来た際にどこに何が書いてあるのかがわからないというものがあるからです。
なのでフォーマットにこだわり抜いて作ることで伝えたいことが分かりやすくなります。FBをもらいながら試行錯誤して、フォーマットを決めたら今度はそれを変えずに使い続けることも重要です。(フォーマットがポンポン変わるとどこに何が書いてあるのかが結局わからず意味がない)
その2：はじめに相手にやってほしいこと、理解してほしいことを伝える
先に例を提示します。メールならこんな感じです。件名に要件を書く前に簡単に依頼したい内容を書く感じです。
例では件名の最初に【共有】を入れています。メールをもらった相手はメール内容を共有したいのだなとわかると思います。なので相手は内容を確認するだけで済みます。
口頭でも同様です。たとえば相談なら最初に「OOについて相談したくて、××の課題に関して結論を出すためのアドバイスがほしいです。」と伝えることで相手は何について注目して話を聞いて、どんな結論を出せが良いかが明確になって相談に乗ることができます。
このようにはじめに相手にやってほしいこと、理解してほしいことを伝えることと相手に目的意識を持たせて、ズレなく報連相を行うことができるようになります。
私は主に以下の５つのカテゴリに大きく分けて伝えています。
・共有
・依頼
・相談
・連絡
・確認
参考にしてみてください。
その3：高速レスポンス
これをやるだけで周りからの印象が大幅アップです。というかやらないと感じ悪いです。。。
仕事を依頼した際、返信がないとやってくれるのか、今は忙しくてできないのかよくわからず依頼した相手は不安になります。でもいちいちメールに反応していると仕事が進みません。じゃあ、どうすればいいのか？
簡単です。「OOの件は今忙しいので15時からやります」と伝えれば良いです。第一報といった形で高速にレスポンスをするだけでこの人は進捗を周りに発信してくれる人だと思ってくれて信頼されるようになります。
その4：聞いたこと/相談したことをメールに書いて相談者や周りに共有する
この記事の冒頭でも書いた事前に相談したのにその後の会議でダメだしされるといったものの根本解決となります。
また勘違い防止や周知を集められるというメリットがあります。というのも口頭で相談したことっって意外と齟齬があることが多いので改めて自分が認識できたことを文字にして送るということは非常に有効です。周知を集めるに関しても相談者以外の人にCCで送ることで別の視点からFBをもらうことができたりして効果的です。
そのほかにも言語化することで内容の整理・理解が進む、備忘録になるといったメリットもあります。
その5：文章を書いた後に見返して1/3くらいになるまで削る
報告とかって自分のやったことを正確に伝えたい、どんなことをやったのかをしてもらいたいと考えてたくさん書いてしまいがちですよね。これって結局、読みにくいし、わかりにくいし、読むのに時間がかかって読む人に理解されず、せっかくやった業務をちゃんと評価してもらえなかったりと逆効果にになります。
なので「相手の必要としていることだけを」または「相手に知って欲しいことだけを」伝えるようにしましょう！
まとめ
・その1：ドキュメントやメールのフォーマットはとことんこだわる
どこに何が書いてあるかが分かるとすごく伝わる！
・その2：はじめに相手にやってほしいこと、理解してほしいことを伝える
相手は「安心して話が聞ける＆集中して聞くところがわかる」
・その3：高速レスポンス
これをやるだけで相手の心証がアップ↑
・その4：聞いたこと/相談したことをメールに書いて相談者や周りに共有する
勘違い防止＆周知を集められる！
・その5：文章を書いた後に見返して1/3くらいになるまで削る
伝えたいことだけ！スマート報連相
以上！