はじめに
会社で日々、業務をやっていくうえで報連相で困っていませんか？私も社会人3年目くらいまでメールの内容が意図したとおりに伝わらない、事前に相談したのにその後の会議でダメだしされるなどに悩んでいました。
前回はそんな私が試行錯誤して効果があったと思う５つのアクションについて紹介しました。
こちらは基本的に報連相のやり方に関するアクションでした。今回は報連相の内容に踏み込んだ追加のアクション３つを紹介したいと思います。
３つのアクション
・その1：紙に書き出して整理してから報連相を行う
・その2：定期的に報連相を行う
・その3：相手を意識した報連相
その1：紙に書き出して整理してから報連相を行う
相談にいくと相手と話しているうちに自己解決することってありませんか？私はよくあります。。自分なりに原因を考察してみたのですが、主にこの２つが出てきました。
・事実と自分の仮説が混ざった議論になっている
・話す内容を自分の中で時系列でしか話せない(論理的なカテゴライズなど整理できていない)
なるほどなるほど。これを一人で解決してから相談にいくと相談の質が上がりそうですね。どんな方法が良いでしょうか？はい。「紙に書き出して整理してから報連相を行う」です。これをやるのが一番です。(あくまで私の体験談からの結論です)
具体的なやり方は以下のような感じです。
「事実と仮説が混ざる」についてですがこちらは紙の中心にまっすぐ線を引き、右側は事実、左側はそれに基づく仮説といった具合に書いていくとよいでしょう。そうすることで報連相の内容に関して事実と自分の混ざることを防げます。
「話す内容を自分の中で時系列でしか話せない(論理的なカテゴライズなどで整理できていない)」ですが、こちらの問題の本質は話したい内容が自分の中で具体的にできていないということだと思います。なので少し抽象的な解決策になりますが、紙に書き出して言語化し、それを見ながらまた書き直すといった形で具体化していき、何が話したいのかを明確にするまで続けるのが良いです。実際に私はこちらを実行して、整理を行っています。
その2：定期的に報連相を行う
内容の話なのになんで「定期的に報連相を行う」が出てきた？？？と思った方もいるかと。意図はシンプルです。
報連相を受ける側が一番困るのは今どういう状態なのかが全く分からない場合です。困っているのか、順調なのか、いつ終わりそうなのかなどが伝えられない状態が一番大変です。なので報連相をする際は相手に「今どうなっている？」と聞かれる前に報連相を行うのが良いです！
そのための一つの方法が「定期的に報連相を行う」です。
この際に一番大変なのはどんなことを伝えれば良いかわからない、困ってはいるが何に困っているのかがわからないといった言葉にうまく表現できない場合です。多くの人がそのような際、報連相を行わず、なにに困っているのかを自分で考えようとします。
そんなことしなくて良いんです！素直に今困っている。ただ何に困っているかわからないと伝えましょう。自分だけでは解決できない、言語化できない問題でも人と話すと一瞬で解決できます。先輩の工数を取るのは。。。と新人は思いがちです。正直に言ってなんも発信もなく、どのような状況かわからない新人の場合のほうが実は先輩は裏でフォローの準備をしていたりと工数を使っていたりしますｗ
報連相とは周りの人たちと仕事を進めていく重要な手段です。そのため内容はしっかりしたものでないといけません。しかし、この”しっかり”という言葉が曲者です。
皆さんは理想的な報連相とは「考えていることを論理的に説明でき、相手に誤解なく伝わる」、「相談内容とその目的がしっかりと言語化され、皆の意見を元に一人では思いつかないような結論が出せる」などと想像しているかもしれません。
私はそんなことないと思います。私が考える理想の報連相とは「自分の状況を周囲にしっかりと発信できており、周りが安心している状態が作れる報連相」です。
なのでうまく言語化できていなくてもよいのです。うまく言語化できないという状態が伝わります。周りが自分の状態を認識し、サポートが必要なのか、そのままでも進めそうなのかなどがわかるように定期的にばんばん報連相を行いましょう！
最後に
この「定期的に報連相を行う」というアクションの意図は一言でいうとうまく説明できないといったことを伝えることも重要な報連相なんだということを知ってもらいたいということでした。そのための方法として定期的な報連相を行うことで、強制的に今の状態を説明する場を作るということを紹介しました。報連相の内容を考えたけどうまくまとまらなければ、「うまくまとまりませんでした。まだ内容がよくわかっていないようです。」と伝えればよいのです。
沈黙は仕事において最もやってはいけない悪手です。気を付けましょう！
その3：相手を意識した報連相
正直に書くとこれは一生磨いていくものです。なので現状の私が意識している４つのポイントを箇条書きで書きます。
・報連相をしたときに相手からどのような質問が来るかを考える
・前提知識を共有する
・相手が理解しやすい順に再構成して伝える
・報連相の際に相手の理解を確認するポイント/時間を作る
以上を意識しています。かなり抽象的なので難しいと思いますが参考になればと。。。
まとめ
・その1：紙に書き出して整理してから報連相を行う
言語化は理解を深める最高のスパイス。その方法として紙に書くを使いこなそう！
・その2：定期的に報連相を行う
自分の状況を周囲に知らせ、安心して仕事を回す(任せてもらえる)状況を作り出す。
・その3：相手を意識した報連相
報連相とは周囲の人たちと相乗効果を出し、仕事で結果を出し続ける唯一の手段。
なので相手を意識することが重要。
以上！